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Conseils en matière de réunion en ligne pour créer des liens virtuels significatifs

  • avril 05, 2022

Homme faisant une présentation lors d'un appel vidéo

Pour créer des liens virtuels significatifs avec des collègues, clients ou publics, vous devez toujours :

Établir un lien avec votre public est essentiel pour avoir des conversations réussies. Pourtant, la visioconférence rend la chose difficile. 

La visioconférence améliore la communication et la relation avec votre personnel ou vos collègues. En fait, 35% des employés disent qu’ils se sentent mieux intégrés lorsqu’ils prennent part à un appel vidéo sur le lieu de travail. Ils se sentent également plus valorisés au sein de l’entreprise et de sa culture. 

Pourtant, beaucoup (26 %) disent que le contact virtuel est un véritable défi. Ces employés déclarent qu’ils ne se sentent pas écoutés. Tout comme beaucoup disent que les appels vidéo rendent difficile la communication non verbale.  

Quelle est donc la solution pour les personnes qui ont du mal à établir un contact humain lors d’une visioconférence ? Ces conseils vous aideront, quelle que soit la taille de votre public.

4 Conseils en matière de réunion en ligne pour créer des liens virtuels significatifs

Établir un lien avec les gens est un besoin humain fondamental. C’est ce qui leur donne un sentiment d’unité avec leurs amis, leur famille et leurs collègues. Les gens peuvent partager leurs expériences, communiquer des idées similaires et faire part de leurs sentiments. 

Au cours des deux dernières années, l’augmentation du nombre de télétravailleurs est la raison pour laquelle les entreprises ont davantage eu recours à la visioconférence. Près de la moitié (46 %) des responsables  savent qu’il est nécessaire de faire fréquemment le point avec leur personnel et que la visioconférence simplifie cette tâche. 

Non seulement ces responsables aident leurs employés à aménager leur bureau à domicile pour améliorer leur productivité, mais ils favorisent aussi leur réussite en restant en contact virtuellement. Ils comprennent à quel point il est essentiel d’avoir un contact virtuel avec leur personnel.

Quelles sont donc les façons d’établir ce lien avec vos collègues, votre personnel et d’autres personnes travaillant au bureau ? Voici quatre conseils que les personnes qui participent à des visioconférences peuvent utiliser pour établir un meilleur contact :

1. Établissez un contact visuel

Le contact visuel joue un rôle important dans la communication avec les autres. Selon un article publié par le Michigan State University News, l’importance du contact visuel peut être exprimée en quelques points clés :

  • Le contact visuel ouvre la communication (il peut même la fermer).
  • Les individus associent la crédibilité à un contact visuel accru.
  • Les gens interprètent le manque de contact visuel comme un signe de désintérêt.
  • Le manque de contact visuel (ou même le regard fixe) communique l’hostilité.

Étant donné que le contact visuel est essentiel, assurez-vous que vos écrans sont correctement organisés afin que les spectateurs puissent voir que vous établissez un contact visuel. Installez votre webcam à l’endroit où vous allez regarder la caméra. Ne la placez pas à gauche ou à droite de votre écran.

2. Établissez un lien

Être humain et ouvert avec les gens de l’autre côté de la visioconférence est essentiel pour établir des connexions personnelles. Parlez d’un sujet léger comme le temps qu’il fait, un fait amusant sur vous ou quelque chose d’agréable que vous avez fait au cours du week-end. Demandez également aux autres d’établir et de maintenir un lien.

Voici quelques avantages significatifs d’établir un contact humain plus personnel :

  • Vous avez l’occasion d’aider les autres (ou de recevoir de l’aide, si nécessaire).
  • Il comble le fossé entre vous, votre équipe, vos collègues et d’autres employés.
  • Tout le monde peut échanger des idées de façon aisées et franche.
  • Vous pouvez partager plus ouvertement votre expertise du secteur.
  • Des communications ouvertes permettent de saisir des opportunités.

Lorsque vous établissez un lien personnel avec vos collègues, vous avez l’occasion de faire le point avec vos collègues d’une manière plus authentique. Il s’agit d’un avantage vraiment inestimable, surtout lorsque les visioconférences sont l’une des rares façons de communiquer avec les autres.

3. Faites de la place pour pouvoir bouger

Il est important de pouvoir bouger pendant l’appel vidéo. Cela ne veut pas dire que vous pouvez vous lever de votre chaise ou faire des mouvements exagérés (et distrayants). Il n’est pas naturel de s’asseoir complètement immobile et de ne faire aucun mouvement.

Rester assis de façon anormalement raide pendant les appels vidéo rend les gens mal à l’aise et peut aussi vous faire vous sentir mal à l’aise. La présence d’espace pour les gestes de la main ou les mouvements simples du corps devant l’objectif de la caméra rend l’environnement plus naturel,

comme si vous vous trouviez dans la pièce avec votre public. De cette façon, vous pouvez établir un lien plus personnel avec ceux qui participent à la visioconférence avec vous.

4. Réagissez et faites attention à chaque participant

Les gens veulent se sentir écoutés quand ils parlent. Réagissez de temps en temps aux points évoqués par les autres pour prendre acte des informations fournies. Cela vous donne également l’occasion de discuter des mesures à prendre pour aller de l’avant. 

Par exemple, vous pouvez dire des choses comme, « précédemment, John a mentionné… » ou « j’aime vraiment ce que Melissa a dit ». Lorsque vous réagissez et faites attention à ce que les autres ont dit au cours de la visioconférence, vous améliorez la communication, et donc le contact humain et la concentration.

Établir un lien avec votre public est essentiel lors de visioconférences
Établir un contact humain pendant une visioconférence (ou à tout moment) vous permet de rester concentré et impliqué avec vos collègues. C’est également très motivant.

Les autres avantages d’établir un contact humain avec vos collègues lors d’un appel vidéo sont les suivants:

  • Tout le monde a l’occasion de faire le point
  • Amélioration de la collaboration et des communications (en particulier des communications non verbales)
  • Simplification de la gestion d’un personnel hybride et à distance
  • Amélioration de la productivité et réduction de la redondance
  • Augmentation de la fiabilité (du personnel et des processus)
  • Enrichissement de la culture de l’entreprise

L’utilisation de ces conseils simples pour communiquer avec votre public l’aidera à vous voir comme une vraie personne et pas seulement un visage désincarné à l’écran. Et si vous ne pouvez suivre qu’un seul de ces conseil, le plus important est d’établir un contact visuel avec votre public!

Il est plus facile d’établir un lien avec votre public virtuellement lorsque vous disposez de l’équipement adéquat.