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Les pratiques d’excellence de la vidéoconférence

  • avril 05, 2022

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Lorsqu’il est question de vidéoconférence, les 4 principales pratiques d’excellence sont :

Avez-vous déjà vu quelqu’un qui semble complètement à son aise lors d’un appel vidéo? Pendant ce temps, vous vous sentez mal à l’aise et embarrassé. Comment réussir à avoir l’air naturel?

Selon un rapport publié par Upwork sur la main-d’œuvre des analystes prévoient que 40,7 % des employés feront du télétravail dans les cinq prochaines années. La vidéoconférence sera nécessaire à des fins de collaboration, de réunion et de remue-méninges. Or, les gens ne sont pas tous confortables avec la vidéo. Vous vous reconnaissez? Si c’est le cas, voici quelques astuces et conseils pratiques pour gagner en confiance. 

Avec un peu de pratique, la conférence deviendra pour vous une seconde nature. Vous pourriez même passer maître dans cet art.

4 pratiques d’excellence et astuces efficaces en matière de vidéoconférence

Le nombre de personnes qui travaillent à partir de la maison a bndi de plus de 140% dans les quinze dernières années. Selon le  Frum économique mondial, le nombre d’entreprises disposant d’un effectif travaillant à distance devait doubler en 2021.

Pendant cette période, les gens ont aménagé un bureau à domicile pour répondre à leurs besoins. Tirant parti deconseils d’experts, ils ont ainsi transformé leur milieu de vie en :

  • Aménageant un espace réservé au travail
  • Rendant cet espace confortable et ergonomique
  • Investissant dans la technologie qui favorise la productivité

L’espace de travail idéal ne serait pas complet sans vidéoconférence. Voici quelques trucs qui vous aideront à avoir fière allure lors de votre prochain appel vidéo :

1. Positionnez la caméra à un angle approprié    

Avez-vous déjà assisté à une vidéoconférence où l’un des participants met en valeur ses narines et son double menton? C’est parce que l’angle de positionnement de sa webcaméra était manifestement inadéquat.

La caméra ne doit pas non plus être fixée trop haut, car elle pourrait vous jouer de mauvais tours.  Les participants veulent voir votre visage et non pas le dessus de votre tête. 

Idéalement, placez la webcaméra légèrement au-dessus de votre tête en l’orientant vers vos yeux. Ainsi, vous reproduisez un angle de vision naturel pour les personnes qui vous regardent.

Si vous placez votre  mniteur correctement, vous pouvez fixer la webcaméra sur celui-ci. De cette façon, vous saurez qu’elle est à la bonne hauteur.

2. Servez-vous d’un anneau lumineux pour optimiser l’éclairage

La faible luminosité est un problème fréquent qui nuit à la vidéoconférence. En plus de nuire à votre apparence, elle nuit à la capacité des participants de décoder vos expressions faciales, et donc à la communication non verbale. 

Des études démontrent que plus ou moins de 7 % des communications sont verbales. C’est donc dire qu’environ  9 % des interactions reposent sur l’accentuation tonale et l’expression faciale. Cela illustre l’importance d’un éclairage optimal lors d’une vidéoconférence. 

L’anneau lumineux est la meilleure source lumineuse à cette fin. Les équipes de production vidéo s’en servent depuis des décennies. Toutefois, un tel anneau doit être disposé adéquatement pour créer des conditions d’éclairage idéales.

Il doit être aligné avec le moniteur, un peu derrière celui-ci, tout juste au-dessus de votre tête et orienté vers le bas. La lumière sera ainsi répartie uniformément sur votre visage.

3. Parlez clairement et articulez

Une personne nerveuse a tendance à parler rapidement. Elle peut aussi avoir tendance à marmonner ou à hausser le ton, inconsciente de l’impression qu’elle projette. 

Adoptez un débit normal et régulier en veillant à prononcer clairement chaque mot. Les paroles inintelligibles se confondent parfois avec les bruits environnants, lorsqu’il y en a, ce qui nuit à la communication.

Évitez aussi de prendre la parole en même temps qu’un autre participant. Interrompre quelqu’un ou enterrer ses propos n’est pas seulement impoli, mais cela fait en sorte que ni vous ni l’autre personne n’êtes entendus, ce qui est agaçant pour tous. De plus, rappelez-vous de désactiver le son de votre microphone lorsque vous n’avez pas à parler.

Par ailleurs, avoir en main un bon équipement audio est aussi fort utile pour transmettre efficacement votre voix. Il arrive que le microphone intégré aux ordinateurs portables soit insuffisant. 

Si vous avez un ordinateur de bureau, il est possible qu’aucun microphone n’y soit intégré. En vous procurant de l’équipement audio de  bnne qualité,  vous pourrez mieux vous faire comprendre par vos collègues. 

4. Minimisez les distractions

Il est parfois difficile de rester concentrer lors d’une vidéoconférence. C’est encore plus difficile lorsque les sources de distraction abondent autour de vous ou autour d’un des participants.

Bien des choses peuvent nuire à la concentration, comme un enfant, une machine à café, un chien qui aboie, etc. Si les irritants persistent, trouvez un endroit plus calme dans la mesure du possible. De telles distractions  causent du stress et perturbent le déroulement de la réunion.

Faites savoir aux vôtres que vous êtes sur le point de vous joindre à une réunion quelques minutes avant son début. De cette façon, ils pourront éviter de faire du bruit en arrière-plan.

Il n’y a pas que les distractions audibles qui influent sur la qualité de la vidéoconférence. En effet, les irritants visuels sont tout aussi dérangeants.

Prenez en considération l’arrière-plan que vous présentez à vos collègues, mais aussi la tenue que vous affichez. Évitez les vêtements au style exubérant. Ainsi, c’est vous qui demeurez le centre d’attention et non pas ce que vous portez ni ce qui vous entoure.

Passez maître dans l’art de la vidéoconférence en vous procurant ce dont vous avez besoin

Prendre part à une vidéoconférence peut être très intimidant, surtout s’il s’agit de votre première expérience. Or, il n’y a pas lieu de vous inquiéter. Comme dit l’adage, Rome ne s’est pas construite en un jour, et personne ne peut devenir spécialiste de la vidéoconférence du jour au lendemain. 

Si vous êtes mal à l’aise dans les premiers temps, rappelez-vous que c’est en forgeant qu’on devient forgeron. Apprenez à vous adapter pour optimiser votre expérience. Faites de votre mieux et mettez en application les conseils que nous vous proposons et vous deviendrez rapidement maître de la vidéoconférence. 

Chez Kensington, nous savons qu’il est possible de surmonter l’angoisse associée aux échanges par vidéoconférence en se dotant de l’équipement approprié.