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Recomendaciones y buenas prácticas para videoconferencias

  • abril 05, 2022

Mujer sentada frente a computadora lista para tomar una videollamada

¿Alguna vez vio a alguien que parecía completamente relajado en una videollamada? En cambio, usted se siente raro e incómodo. ¿Cómo hacen para verse tan naturales?

Según un informe sobre los trabajadores publicado por Upwork, los analistas prevén que 40,7 millones de empleados trabajarán a distancia en los próximos cinco años. Las colaboraciones, las reuniones y las sesiones de lluvias de ideas requerirán videoconferencias. 

Pero no todo el mundo se siente cómodo al aparecer en un video. ¿Esto le sucede a usted? Si es así, le ofrecemos algunos consejos y trucos que puede probar para sentirse más cómodo. Cuando los haya practicado durante un tiempo, no se sentirá tan extraño. Incluso puede convertirse en un maestro de las videoconferencias.

4 consejos para videoconferencias que debe conocer

La cantidad de personas que trabajan desde sus casas creció más del 140 % en los últimos quince años. Según el Foro Económico Mundial, la cantidad de empresas con personal a distancia se iba a duplicar en 2021. 

En ese tiempo, la gente ha conseguido que las oficinas en sus casas se adapten a sus necesidades. Preparándose de la siguiente manera:

  • Crearon un espacio de trabajo exclusivo en sus casas
  • Se aseguraron de que el espacio fuera cómodo y ergonómico
  • Invirtieron en tecnología para mantenerse productivos

Tener la instalación perfecta también implica prepararse para las videoconferencias. Estas son algunas cosas que debe hacer para lucir y sonar de la mejor manera en su próxima videollamada:

1. Coloque la cámara en el ángulo correcto

¿Alguna vez estuvo en una videoconferencia en la que lo único que veía de sus compañeros eran las fosas nasales y la papada? Esto se debe a que el ángulo de la cámara web estaba en una posición poco favorecedora.

Asegúrese de no colocar la cámara demasiado alta. El ángulo hacia abajo no es favorecedor. Nadie quiere verle la parte superior de la cabeza: quieren verle el rostro. 

Lo ideal es colocar la cámara ligeramente por encima de la cabeza apuntando a los ojos. Esta instalación permite que los espectadores lo vean en un ángulo similar al que lo verían en la vida real.

Si coloca el monitor en la posición correcta, puede ubicar la cámara web encima de la pantalla. De esta manera, se asegura de que esté a la altura adecuada.

2. Utilice un aro de luz para lograr una mejor iluminación

La mala iluminación es un error muy común en las videoconferencias. No solo es poco favorecedora, sino que además dificulta la lectura de los gestos faciales que sirven para la comunicación no verbal. 

Algunos estudios demuestran que solo un 7 % de las comunicaciones son verbales. El otro 93 % está compuesto por el tono y las expresiones faciales. Por eso, es necesaria una buena iluminación para las videoconferencias. 

Un aro de luz proporciona la mejor fuente de luz. Los equipos de producción de videos los utilizan desde hace décadas. Sin embargo, debe colocarlos correctamente para crear las condiciones óptimas de iluminación.

El aro de luz debe estar en línea y un poco por detrás de la pantalla, situado justo por encima de la parte superior de la cabeza y apuntando hacia abajo. Eso garantizará que la luz se disperse uniformemente sobre el rostro.

3. Enuncie y hable con claridad

Cuando la gente está nerviosa, es habitual que hable rápido. A veces murmuran o incluso hablan demasiado alto porque no se dan cuenta de cómo se oyen. 

Asegúrese de hablar a un ritmo normal y de pronunciar bien las palabras. La razón es que, a veces, las palabras que se pronuncian más rápido no se escuchan cuando hay otros ruidos externos.

Además, tenga cuidado de no hablar al mismo tiempo que otra persona. Interrumpir o hablar por encima de alguien no solo es de mala educación, sino que además hace que su voz y la de la otra persona se corten y nadie pueda escuchar lo que dijeron. Además, recuerde silenciar el micrófono siempre que no esté hablando.

Otro consejo útil para que su voz se escuche con claridad es un buen equipo de audio. A veces, el micrófono incorporado en el notebook no es suficiente. 

Si está trabajando en un computador de escritorio, ni siquiera tendrá un micrófono incorporado. Invertir en un equipo de audio de alta calidad ayudará a que  sus compañeros lo escuchen mejor. 

4. Minimice las distracciones

Mantener la concentración durante una videoconferencia puede ser un desafío. En especial, cuando hay distracciones a su alrededor o de cualquier otra persona en la llamada.

Abarca las distracciones del entorno, como niños, un perro que ladra, máquinas de café expreso, etc. Considere la posibilidad de trasladarse a un espacio más tranquilo, si fuera posible, si esto le sucede con frecuencia. Estas distracciones disminuyen la concentración y aumentan el estrés.

Además, avise a todos los que estén en su casa que hará una videollamada antes de empezar. De este modo, no se convierten en un factor que contribuya a las distracciones de fondo.

Las distracciones sonoras no son lo único que afecta la experiencia de la videoconferencia. Las distracciones visuales son igual de molestas.

No solo hay que reducir al mínimo las molestias visuales de fondo, sino que también debe tener en cuenta la ropa que usa. Minimice los diseños de vestimenta que generan distracción. De este modo, se asegura de que usted sea el centro de atención, y no su entorno ni la ropa que tenga.

Sea un maestro de las videoconferencias.

Estar en una videoconferencia puede ser un poco desesperante, sobre todo si es nuevo en todo el proceso. No se preocupe. Como dice el viejo refrán, Roma no se construyó en un día, y nadie espera que una persona sea un maestro en las primeras videollamadas. 

Es posible que al principio no se sienta cómodo, pero cuanto más practique, mejor lo hará. Algunos ajustes pueden marcar la diferencia. Siga intentándolo, ponga en práctica los consejos que le hemos dado en Kensington, y pronto dominará las videoconferencias. 

En Kensington, sabemos que a veces todo lo que se necesita para superar la ansiedad de estar en una videollamada es tener el equipo adecuado.