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Knigge für Videokonferenzen für ein professionelles Auftreten

  • April 05, 2022

Mann vor einem Computer, bereit für eine Videokonferenz

Es gibt 4 Möglichkeiten, wie Sie die Etikette für Videokonferenzen befolgen können:

Einen guten Eindruck in Videokonferenzen zu hinterlassen, ist genauso wichtig wie in einem persönlichen Meeting. Doch leider sieht das nicht jeder so. Hier ist es hilfreich, den Knigge für Videokonferenzen zu kennen, damit Sie jederzeit und in jedem Format professionell auftreten können.             

Die meisten von uns haben schon einmal an einer Videokonferenz teilgenommen, bei der jemand noch im Schlafanzug ist oder ständig auf einen anderen Bildschirm schaut. Vielleicht konnten Sie sie beim Schreiben einer SMS auf ihrem Handy sehen. 

Dieses Verhalten ist unprofessionell. Sie geben Ihnen das Gefühl, dass sie nicht wirklich an einer Videokonferenz mit Ihnen oder Ihren Kollegen interessiert sind. 

Wenn Mitarbeiter und andere Kollegen die "unausgesprochenen" Regeln für Videokonferenzen verletzen, kann man sich leicht entmutigen lassen. Eine Möglichkeit, sich als Organisator des Meetings professioneller zu verhalten, besteht darin, zu überprüfen, ob alle Geräte funktionieren. Dies beinhaltet:

  • Webcam
  • Lautsprecher
  • Mikrofon
  • Ringlicht

Seien Sie außerdem pünktlich und bereiten Sie Ihre Präsentation/Informationen vor. Räumen Sie Ihren Arbeitsbereich zu Hause auf, um visuelle Ablenkungen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Home Office so eingerichtet ist, dass Sie im Home Office oder Remote produktiv arbeiten können.

Dies sind Wege, professioneller aufzutreten. Wenn Sie das geschafft haben, ist es Zeit, professioneller auszusehen. Mit diesen vier Tipps sehen Sie auf Videos immer professionell aus, auch wenn Sie nicht sprechen.

4 Wege, den Knigge für Videokonferenzen für ein professionelles Auftreten zu befolgen

Sie müssen bedenken, dass Videokonferenzen nicht für jeden einfach sind. Mehr als 48% der Leute machen sich mehr Gedanken darüber, wie sie bei Videokonferenzen aussehen, als darüber, was sie sagen wollen.

Sie verstehen jedoch nicht, dass bestimmte Verhaltensweisen für die Person, die die Besprechung leitet, und für alle Teilnehmer sehr ablenkend sein können. Sie können ihnen helfen, indem Sie sich weiterhin einbringen.

Beginnen Sie beispielsweise einen Videocall damit, alle Teilnehmer des Meetings vorstellen und Neulingen mit kurzen Anweisungen helfen, was sie erwartet und wie man sich richtig verhält. Aktivieren Sie die Chat-Funktion, damit andere Personen mit Ihnen kommunizieren können, ohne Sie zu unterbrechen. 

Sie können auch die beste Beleuchtung bestimmen (oder sie mit einem Ringlicht erzeugen). Prüfen Sie vor dem Videocall, wie Ihre Aufnahme aussieht, und wählen Sie den besten Winkel. Beschränken Sie Ablenkungen. Schalten Sie den Klingelton Ihres Telefons aus und teilen Sie anderen im Haus mit, dass Sie einen wichtigen Videoanruf führen werden.

Neben den oben genannten Punkten sollten Sie:

1. Angemessener Augenkontakt im Videocall

Was viele nicht wissen, ist, dass Blickkontakt auf einem Video bedeutet, in die Kamera zu schauen. Nicht in den Bildschirm. Sprechen Sie am besten direkt in die Kamera, um Ihre Meeting-Teilnehmer zu erreichen.

Im „echten“ Leben ist das so, als würden Sie jemanden im Meeting direkt anschauen. Während einer Präsentation sollten Sie Ihre Zuhörer ansehen und nicht ein Skript vom Podium ablesen, das vor Ihnen liegt.

Wenn Sie direkt in die Kamera schauen, fühlen sich Ihre Zuhörer stärker in das Gesagte einbezogen. Die Teilnehmer werden Ihrer Botschaft mehr Aufmerksamkeit schenken, und während des Videoanrufs werden mehr Menschen mit Ihnen interagieren.

Angemessener Augenkontakt macht Sie sympathischer und steigert Ihre Wirkung auf Ihr Publikum. Passen Sie nur auf, dass Sie nicht starren. Leute fühlen sich sonst unwohl. Sehen Sie von Zeit zu Zeit woanders hin.

2. Blickkontakt, wenn man nicht spricht

Nehmen Sie Blickkontakt auf, auch wenn Sie nicht sprechen. Der Blickkontakt ist die wichtigste Form der nonverbalen Kommunikation. Es ist auch ein Zeichen von Respekt, wenn man jemandem in die Augen schaut. (Auch hier gilt: Nicht starren, sonst fühlen sich die anderen unwohl).

Nehmen Sie aktiv am Meeting teil. Bestätigen Sie, was die Leute besprechen, mit Kopfnicken, kurzen Kommentaren, wenn es angebracht ist, und schauen Sie vor allem die ganze Zeit in die Kamera und nicht auf einen Bildschirm links oder rechts von Ihnen.

Außerdem vermittelt der Blickkontakt beim Zuhören:

  • Interesse an dem, was andere sagen
  • Dass Sie aufmerksam sind
  • Respekt der Person gegenüber, die spricht
  • Verständnis für das, was besprochen/präsentiert wird
  • Nähe und Vertrauen
  • Ermutigung durch Gespräche

Fehlender Augenkontakt ist unhöflich, führt zu Missverständnissen und lässt die Menschen an Ihrer Kompetenz und Autorität zweifeln. Außerdem werden Ihre Worte dadurch weniger einprägsam.

3. Wählen Sie einen geeigneten Hintergrund

Sauber, minimalistisch und aufgeräumt

Stellen Sie sich vor, Sie würden Ihre Gesprächsteilnehmer in Ihr Büro einladen. Der Raum sollte sauber, gut beleuchtet und frei von Ablenkungen sein, um ein möglichst produktives Meeting zu ermöglichen. Das Gleiche gilt für Videokonferenzen. 

Wenn Sie viele optische Störfaktoren im Hintergrund Ihres Videogesprächs haben, wird es für Ihr Publikum schwieriger, sich zu konzentrieren. Dies kann auch zu Spannungen führen. 

Das menschliche Gehirn braucht eine gewisse Ordnung, um optimal zu funktionieren. Wenn Sie eine Umgebung schaffen, in der sich die Menschen nicht konzentrieren können, werden sie abschweifen und nicht verstehen, was Sie zu sagen versuchen. 

Helfen Sie also Ihren Zuhörern, sich in einer professionellen und sauberen Umgebung im Hintergrund Ihrer Videokonferenz wohler zu fühlen.

4. Achten Sie auf Ihre Körperhaltung & Körpersprache      

Körperhaltung und Körpersprache müssen berücksichtigt werden. Lehnen Sie sich zurück und lassen Sie sich von Ihrem Stuhl stützen. Schauen Sie aufmerksam und nutzen Sie, wenn es passend ist, Handbewegungen, so wie Sie es bei einem persönlichen Gespräch tun würden.

Das fördert das Interesse, und die Menschen verstehen die Konzepte besser. Wenn Sie persönlich mit jemandem zusammensitzen, aber gebeugt sitzen oder zur Seite blicken, ist es schwer, Sie professionell wahrzunehmen.

Videokonferenzen sollen sich anfühlen wie ein persönliches Meeting

Letztlich sollten Sie Ihre Videokonferenzen genauso durchführen, als ob Sie Ihren Zuhörern persönlich gegenübersitzen würden. Betreten Sie den Raum (oder treten Sie dem Meeting bei) mit Selbstvertrauen, strahlenden Augen und bereit, produktiv zu sein, indem Sie diese einfachen Tipps beherzigen.

Wir bei Kensington wissen um die Veränderungen, die die jüngsten Ereignisse mit sich gebracht haben, und um die Notwendigkeit, dass Unternehmen und kleinere Betriebe auf alles vorbereitet sein müssen, was kommen mag.

Deshalb haben wir diese Serie über Videokonferenzen und die besten Tipps und Tricks zusammengestellt, damit Sie bei Videogesprächen selbstbewusster auftreten und professioneller wirken können.

Mit dem richtigen technischen Zubehör ist es einfacher, auf Videos immer professionell auszusehen.