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Les règles de la visioconférence : 4 façons d’avoir l’air professionnel

  • avril 05, 2022

Homme prêtant attention à un appel vidéo

Il existe 4 règles à respecter en matière de visioconférence :

Faire bonne impression lors d’une visioconférence est tout aussi important qu’une réunion en personne. Cependant, tout le monde ne le voit pas ainsi. Il est alors utile de connaître les règles de la visioconférence pour que vous puissiez toujours avoir l’air professionnel dans n’importe quel format.

La plupart d’entre nous ont déjà participé à une visioconférence où quelqu’un était encore pyjama, regardait constamment un autre écran ou envoyait des SMS.

Ces comportements ne sont pas professionnels. Ils vous donnent l’impression que votre personnel ou vos collègues ne sont pas investis dans cette visioconférence avec vous. 

Lorsque les employés et les autres enfreignent les règles tacites, il est facile de se décourager. L’une des façons d’être plus professionnel lorsque vous organisez la réunion est de vérifier que l’équipement fonctionne, notamment les éléments suivants :

  • Webcam
  • Haut-parleurs
  • Micro
  • Ring Light

De plus, soyez à l’heure et préparez ce que vous avez à dire à l’avance. Rangez votre espace de travail pour éviter les distractions visuelles. Assurez-vous que votre bureau à domicile est aménagé pour améliorer la productivité en télétravail.

Ce sont des moyens d’être plus professionnel. Une fois que vous avez maîtrisé cela, vous devez maintenant avoir l’air plus professionnel. Ayez toujours l’air professionnel à l’écran, même lorsque vous ne parlez pas, grâce à ces quatre conseils simples.

4 règles à respecter en matière de visioconférence pour avoir l’air professionnel

Il faut prendre en compte le fait que la visioconférence n’est pas facile pour tout le monde. Plus de 48% des gens se soucient davantage de leur apparence lors d’une visioconférence que de ce qu’ils ont à dire.

Pourtant, ils ne comprennent pas comment certains comportements peuvent être très gênants pour la personne qui organise la réunion et les participants. Vous pouvez les aider en restant captivant.

Vous pouvez le faire en présentant tous les participants et en expliquant aux nouveaux venus ce à quoi ils doivent s’attendre et les règles à respecter. Activez la fonction de discussion en ligne pour que les utilisateurs puissent communiquer avec vous sans interruption. 

Vous pouvez également trouver le meilleur éclairage (ou le créer avec un Ring Light). Vérifiez à quoi ressemble votre image avant l’appel vidéo et obtenez le meilleur angle possible. Limitez les distractions. Désactivez la sonnerie de votre téléphone et faites savoir aux autres personnes de la maison que vous allez passer un appel vidéo important.

En plus de tout ce qui est mentionné ci-dessus, vous devez respecter les règles suivantes :

1. Établissez un contact visuel approprié à l’écran

Les gens ne le savent pas souvent, mais établir un contact visuel à l’écran signifie regarder la caméra, et non l’écran. Pour optimiser le dialogue avec votre public, assurez-vous de parler directement devant votre caméra.

Dans la vie réelle, c’est comme établir un contact visuel avec quelqu’un dans le public. Au cours d’un discours, vous regardez les personnes à qui vous parlez, vous ne lisez pas un texte hors du podium.

Regarder directement la caméra aidera votre public à se sentir plus impliqué. Les participants accorderont plus d’attention à votre message et plus de personnes interagiront avec vous.

Un contact visuel approprié vous rend plus probable et améliore votre impact sur le public. Faites juste attention à ne pas regarder les gens fixement. Cela les rend mal à l’aise. Regardez ailleurs de temps en temps.

2. Établissez un contact visuel lorsque vous ne parlez pas

Établissez un contact visuel même lorsque vous ne parlez pas. Le contact visuel est la forme de communication non verbale la plus cruciale. C’est aussi un signe de respect lorsque vous regardez dans les yeux de quelqu’un. (Encore une fois, ne regardez pas les gens fixement, car cela les rendra mal à l’aise.)

Impliquez-vous dans la réunion. Prenez acte des discussions en hochant la tête, faites de brefs commentaires au besoin et surtout, regardez tout le temps la caméra plutôt qu’un écran à votre gauche ou à votre droite.

En outre, le contact visuel lors de l’écoute communique :

  • Un intérêt pour ce que les autres disent
  • L’attention dont vous faites preuve
  • Le respect envers la personne qui parle
  • La compréhension de ce qui est dit
  • La proximité et inspire la confiance
  • L’encouragement tout au long de la conversation

Un manque de contact visuel est impoli, crée des malentendus, et les gens commencent à douter de vous et de votre niveau d’expertise ou d’autorité. Il rend également vos mots moins mémorables.

3. Choisissez un arrière-plan adéquat

Propre, minimaliste, ordonné.

Faites comme si vous invitiez votre public dans votre bureau. Il doit être propre, bien éclairé et sans distraction pour garantir la réunion la plus productive. Il en va de même pour les réunions en visioconférence. 

Si de nombreuses perturbations visuelles sont présentes en arrière-plan de votre appel vidéo, votre public aura plus de difficultés à se concentrer. Cela peut également les rendre tendus. 

Le cerveau humain fonctionne de manière optimale lorsque les choses sont organisées. Lorsque vous créez un environnement où les gens ne peuvent pas se concentrer, ils décrochent et passent à côté de ce que vous essayez de dire. 

Aidez votre public à se sentir plus à l’aise avec un environnement sain et professionnel en arrière-plan de votre visioconférence.

4. Surveillez votre posture et votre langage corporel   

La posture et le langage corporel doivent être pris en compte. Asseyez-vous bien droit, le dos contre le dossier de votre chaise. Ayez l’air investi et utilisez les gestes de la main, au besoin, comme vous le feriez lors d’une réunion en face à face

pour favoriser le dialogue et la compréhension des concepts. Si vous étiez avec quelqu’un en personne mais que vous étiez avachi, ou regardiez sur le côté, il lui serait difficile de vous considérer comme un professionnel.

Un appel en visioconférence doit ressembler à une réunion en face à face
En fin de compte, organisez vos réunions de visioconférence de la même manière que si vous étiez en face à face avec votre public. Entrez dans la salle (ou rejoignez la salle de réunion) en toute confiance, avec des yeux lumineux et désireux d’être productif en suivant ces conseils simples.

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Il est plus facile d’avoir toujours l’air professionnel avec les accessoires technologiques adéquats.