Skip to Content Skip to footer
Als u content wilt bekijken die specifiek is voor uw locatie, gaat u terug naar het land of de regio die overeenkomt met uw locatie.
Suggesties
  • Geen Suggesties

Etiquette voor videovergaderingen om er professioneel uit te zien bij videogesprekken

  • april 05, 2022

Elegante mens die voor computer zitten videoconferentie te nemen

Er zijn 4 manieren waarop u de etiquette voor videovergaderingen kunt volgen:

Een goede indruk maken bij videogesprekken is net zo belangrijk als bij fysieke ontmoetingen. Maar niet iedereen is het daarmee eens. Dit zijn momenten waarop het handig is op de hoogte te zijn van de juiste etiquette voor videovergaderingen, zodat u in alle gevallen professioneel overkomt.             

De meesten van ons hebben wel eens meegemaakt dat iemand tijdens een videovergadering nog in zijn pyjama zat of constant naar een ander scherm zat te kijken. Misschien hebt u mensen zien appen op hun telefoon. 

Dit is onprofessioneel gedrag. U krijgt het gevoel dat uw medewerkers of collega's niet erg betrokken zijn bij het videogesprek met u. 

Het is makkelijk ontmoedigd te raken wanneer medewerkers zich niet aan de 'onuitgesproken' regels voor videovergaderingen houden. Als leider van de vergadering kunt u professioneel te werk gaan door de controleren of alle apparatuur werkt. Dat omvat:

  • Webcam
  • Luidsprekers
  • Microfoon
  • Ringlamp

Wees ook op tijd en bereid voor wat u gaat zeggen. Ruim uw werkplek thuis op om visuele afleiding te vermijden. Zorg ervoor dat uw thuiskantoor is geconfigureerd voor meer productiviteit wanneer u thuiswerkt.

Zo kunt u professioneler te werk gaan. Zodra u dit onder de knie hebt, is het tijd om er professioneler uit te zien. Met deze vier eenvoudige tips kunt u het juiste voorbeeld geven door altijd professioneel in beeld te komen (zelfs als u niet aan het woord bent).

4 manieren om de etiquette voor videovergaderingen te volgen om er professioneel uit te zien

Denk eraan dat niet iedereen videovergaderen makkelijk vindt. Meer dan 48% van de mensen maakt zich bij videovergaderingen meer zorgen over hoe ze eruit zien dat wat ze gaan zeggen.

Maar ze begrijpen niet dat bepaald gedrag heel afleidend kan zijn voor degene die de vergadering leidt en voor alle deelnemers. U kunt hen helpen door interesse te blijven wekken.

Dat kunt u doen door iedereen die deelneemt aan het gesprek voor te stellen en nieuwkomers te helpen met korte instructies over wat ze kunnen verwachten en de juiste etiquette. Schakel de chatfunctie in zodat mensen met u kunnen communiceren zonder de spreker in de rede te vallen. 

U kunt ook op zoek gaan naar de beste belichting (of die creëren met een ringlamp). Controleer voorafgaand aan het gesprek hoe u er op beeld uitziet en zorg voor de beste invalshoek. Beperk afleidingen. Zet uw telefoon op stil en laat huisgenoten weten dat u een belangrijk videogesprek gaat voeren.

Naast al het bovengenoemde, moet u zorgen voor:

1. Gepast oogcontact op video

Niet iedereen weet dit, maar om oogcontact op video te maken moet u naar de camera kijken. Niet naar het beeldscherm. Om echt contact te maken met uw publiek, is het van belang dat u rechtstreeks in de camera spreekt.

Dat is alsof u bij het spreken in het openbaar oogcontact maakt met iemand in het publiek. Tijdens een toespraak kijkt u als het goed is naar het publiek in plaats van voor te lezen van blaadjes die voor u liggen.

Als u rechtstreeks in de camera kijkt, voelt uw publiek zich meer betrokken bij wat u zegt. Deelnemers zullen meer aandacht besteden aan uw boodschap en meer mensen zullen op u reageren tijdens het videogesprek.

Met het juiste oogcontact komt u sympathieker over en heeft u meer invloed op uw publiek. Let er wel op dat u niet gaat staren. Dat vinden mensen niet prettig. Kijk af en toe even naar andere dingen.

2. Oogcontact wanneer u niet praat

Maak ook oogcontact als u niet aan het woord bent. Oogcontact is de meest cruciale vorm van non-verbale communicatie. In iemand ogen kijken is ook een teken van respect. (Nogmaals, ga niet staren, want dan voelen mensen zich onprettig.)

Wees betrokken bij de vergadering. Laat merken dat u luistert door instemmend te knikken, waar nodig korte opmerkingen te plaatsen en bovenal door in de camera te kijken in plaats van de hele tijd naar een scherm links of rechts van u.

Bovendien communiceert oogcontact bij het luisteren:

  • Interesse in wat anderen te zeggen hebben
  • Dat u uw aandacht erbij houdt
  • Respect voor degene die praat
  • Dat u begrijpt wat gezegd wordt
  • Verbondenheid en het genereert vertrouwen
  • Aanmoediging tijdens het gesprek

Gebrek aan oogcontact is onbeleefd, veroorzaakt misverstanden en zorgt ervoor dat mensen aan u en uw expertise of autoriteit gaan twijfelen. Ook worden uw woorden sneller weer vergeten.

3. Kies de juiste achtergrond

Schoon, minimalistisch en opgeruimd.

Beschouw dit alsof u mensen uitnodigt in uw kantoor. Voor een zo productief mogelijke vergadering moet het kantoor opgeruimd zijn, goed verlicht en vrij van afleidende factoren. Hetzelfde gaat op voor videovergaderingen. 

Uw publiek kan zich minder goed concentreren als u veel visuele afleidingen op de achtergrond van uw videogesprek hebt. Ze kunnen er ook gespannen door raken. 

Voor het menselijk brein moeten dingen op orde zijn om optimaal te functioneren. Wanneer u een omgeving creëert waarin mensen niet kunnen focussen, verliezen ze hun aandacht en missen ze wat u probeert te zeggen. 

Help uw publiek zich prettiger te voelen met een professionele en opgeruimde achtergrond bij uw videovergaderingen.

4. Denk aan uw houding en lichaamstaal

Houding en lichaamstaal maken een verschil. Zit achterover en laat u ondersteunen door uw stoel. Kijk geïnteresseerd en gebruik handgebaren op gepaste momenten, net zoals u bij een persoonlijke ontmoeting zou doen.

Zo stimuleert u betrokkenheid en begrijpen de mensen concepten beter. Als u in het echt onderuitgezakt met iemand vergadert of steeds de andere kant op kijkt, neemt de ander u ook minder snel serieus.

Videovergaderingen moeten aanvoelen als fysieke vergaderingen

Het komt er dus op neer dat u een videovergadering net zo moet benaderen als een vergadering in het echt waarbij anderen aanwezig zijn. Met behulp van deze eenvoudige tips betreed u de ruimte (of de digitale vergaderruimte) met zelfvertrouwen, een heldere blik en een productieve houding.

Bij Kensington begrijpen we de veranderingen die de recente gebeurtenissen met zich mee hebben gebracht en dat grote en kleine ondernemingen klaar moeten zijn voor alles wat kan komen.

Daarom hebben we deze reeks gemaakt met basisbeginselen voor videovergaderingen en de aanbevolen handelswijzen om zekerder en professioneler over te komen bij videogesprekken.

De juiste technologische hulpmiddelen maken het eenvoudiger om er altijd professioneel uit te zien op video.