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4 bonnes pratiques en matière de visioconférence pour organiser vos réunions efficacement

  • avril 05, 2022

Une femme prépare sa table et son équipement pour un appel vidéo.

Les 4 bonnes pratiques en matière de visioconférence sont les suivantes :

Avez-vous déjà vu une personne qui semble complètement détendu lors d’un appel vidéo alors que vous vous sentez mal à l’aise ? Comment semble-t-elle si naturelle?

Selon un rapport sur la main-d’œuvre publié par Upwork, les analystes prévoient que 40,7 % des employés travaillent à distance au cours des cinq prochaines années. Les collaborations, les réunions et les séances de brainstorming nécessiteront toutes la visioconférence. Mais tout le monde n’est pas à l’aise à l’écran. Cela vous ressemble-t-il ? Si oui, voici quelques conseils et astuces que vous pouvez essayer pour vous sentir plus à l’aise. 

Une fois que vous vous y serez exercé pendant un certain temps, vous ne vous sentirez plus si mal à l’aise. Vous pouvez même devenir un expert en visioconférence.

4 bonnes pratiques en matière de visioconférence que vous devriez connaître

Le nombre de personnes qui travaillent à domicile a augmenté de plus de 140% au cours des quinze dernières années. Selon le Forum économique mondial, le nombre d’entreprises avec une main-d’œuvre à distance devait doubler en 2021.

À ce moment-là, les gens ont aménagé leur bureau à domicile pour répondre à leurs besoins. Ils ont suivi les conseils des experts et se sont préparés comme suit :

  • Ils ont aménagé un espace de travail dédié à domicile.
  • Ils se sont assurés que l’espace était confortable et ergonomique.
  • Ils ont investi dans les technologies pour rester productifs.

Une configuration parfaite implique également de vous préparer pour la visioconférence. Voici quelques conseils pour profiter d’une qualité de son et d’image optimale lors de votre prochain appel vidéo :

1. Placez votre caméra dans le bon angle.    

Avez-vous déjà participé à une visioconférence où tout ce que vous voyez de vos collègues, ce sont des narines et un double menton ? C’est parce que l’angle de la webcam a été mis dans une position peu flatteuse.

Assurez-vous de ne pas placer la caméra trop haut non plus. Un angle de vue vers le bas n’est pas flatteur. Personne ne veut voir le dessus de votre tête. Ils veulent voir votre visage. 

Idéalement, votre webcam doit être placée légèrement au-dessus de votre tête, orientée vers le bas et vos yeux. Cette configuration permet aux participants de vous voir à un angle similaire à celui auquel ils vous verraient dans la vie réelle.

Si vous placez votre écran dans la bonne position, vous pouvez fixer votre webcam au-dessus de votre écran. De cette façon, vous vous assurez qu’elle est à la hauteur appropriée.

2. Utilisez un Ring Light pour un éclairage optimal.

Un mauvais éclairage est une erreur courante que les gens commettent lors d’une visioconférence. Non seulement il n’est pas flatteur, mais il rend également difficile la lecture des expressions faciales servant à communiquer de manière non-verbale. 

Des études montrent qu’environ 7 % seulement de toutes les communications sont verbales. Les autres 93 % sont des expressions du visage et des variations de ton. C’est pourquoi un bon éclairage est nécessaire pour la visioconférence. 

Un Ring Light fournit la meilleure source de lumière. Les équipes de production vidéo les utilisent depuis des décennies. Toutefois, vous devez les placer correctement pour créer des conditions d’éclairage optimales.

Le Right Light doit être aligné et un peu derrière votre écran, situé juste au-dessus du haut de votre tête et orienté vers le bas de manière à ce que la lumière soit répartie uniformément sur votre visage.

3. Parlez clairement et articulez.

Quand les gens sont nerveux, ils parlent souvent rapidement. Parfois, ils marmonnent ou même parlent trop fort parce qu’ils ne se rendent pas compte de leur volume sonore. 

Assurez-vous de parler avec un débit verbal normal et d’articuler les mots, car parfois les mots plus rapides sont étouffés en présence d’autres bruits extérieurs.

Veillez également à ne pas parler en même temps que quelqu’un d’autre. Interrompre ou parler en même temps que quelqu’un est non seulement impoli, mais votre voix et celle de l’autre personne sont également noyées et personne ne peut entendre ce que l’un ou l’autre de vous dit. De plus, n’oubliez pas de couper le micro lorsque vous ne parlez pas.

Un autre conseil utile pour vous aider à vous faire entendre clairement est un bon équipement audio. Parfois, le microphone intégré de votre ordinateur portable ne suffit pas. 

Si vous travaillez sur un ordinateur de bureau, vous ne disposez peut-être pas du tout d’un microphone intégré. Investir dans un équipement audio de haute qualité aidera vos collègues à mieux vous entendre. 

4. Minimisez les distractions.

Rester concentré pendant une visioconférence peut être un défi. C’est particulièrement vrai lorsque des distractions se produisent autour de vous ou de quelqu’un d’autre au cours de l’appel.

Il peut s’agir de distractions environnementales comme les enfants, un chien qui aboie, des machines à expresso et plus encore. Si cela se produit fréquemment, envisagez de vous déplacer vers un espace plus calme (si possible). Ces distractions diminuent la concentration et augmentent le stress.

En outre, avertissez toute personne de votre domicile que vous serez en visioconférence avant qu’elle ne commence. De cette façon, ils ne contribueront pas aux distractions extérieures.

Les distractions sonores ne sont pas les seules à affecter votre expérience de visioconférence. Les distractions visuelles sont tout aussi dérangeantes.

Vous devez non seulement réduire au minimum les perturbations visuelles extérieures, mais aussi tenir compte de ce que vous portez. Minimisez les motifs de distraction sur vos vêtements, afin de vous assurer que vous êtes le centre d’attention et non votre environnement ou votre tenue.

Maîtrisez la visioconférence en vous procurant l’équipement dont vous avez besoin

Participer à une visioconférence peut être stressant, surtout si c’est la première fois. Ne vous inquiétez pas. Comme le dit le vieil adage, Rome ne s’est pas faite en un jour, et personne ne s’attend à ce quelqu’un maîtrise les appels vidéo dès le début. 

Vous pouvez ne pas vous sentir à l’aise au début, mais plus vous vous exercez, mieux vous vous sentirez. Quelques ajustements peuvent faire toute la différence. Persévérez, suivez nos conseils et vous serez en passe de maîtriser la visioconférence. 

Chez Kensington, nous savons que parfois, tout ce qu’il faut pour dépasser son anxiété lors d’un appel vidéo, c’est d’avoir l’équipement adéquat.