Pour échanger avec succès avec vos collègues de travail, cients et participants, vous devez toujours :
- Établir le contact visuel
- Personnaliser l’expérience
- Pouvoir bouger s’il le faut
- Prendre le temps d’absorber ce qui a été dit et de confirmer les propos de chaque participant
Établir un rapport avec l’auditoire est essentiel pour mener à bien les discussions. Or, la vidéoconférence pose un problème particulier.
Soit, elle améliore la communication et facilite les relations entre les membres du personnel et les collègues. En fait, 3 % des employés affirment se sentir davantage inclus lorsqu’ils prennent part à un appel vidéo en contexte professionnel. Ils se sentent aussi plus valorisés au sein de l’entreprise et de sa culture organisationnelle.
Malgré cela, un grand nombre (26 %) affirment que l’établissement de liens virtuels est trop complexe qu’ils ne peuvent facilement surmonter. Ces employés disent avoir l’impression de ne pas être entendus. On entend aussi souvent que les appels vidéo compliquent la communication non verbale.
Quoi dire à celles et à ceux qui ont de la difficulté à tisser des liens avec leurs homologues lors d’une vidéoconférence? Les conseils qui suivent vous aideront sans doute, et ce, indépendamment de la taille de votre auditoire.
4 astuces pour établir un véritable lien lors de réunions virtuelle
Établir des liens avec ses semblables est un bsoin fondamental de l’être humain. C’est de cette manière que nous nous rattachons les uns aux autres, à nos amis, notre famille et nos collègues de travail. Nous partageons nos expériences, débattons des idées et échangeons des impressions.
Dans les deux dernières années, les entreprises ont davantage fait appel à la vidéoconférence en raison de la hausse marquée de télétravailleurs. Presque la moitié (46 %) des gestionnaires chevronnés savent qu’il est nécessaire d’échanger fréquemment et régulièrement avec les membres de leur effectif. La vidéoconférence vient simplifier cette démarche.
Ces gestionnaires n’aident pas seulement leurs employés à aménager lur espace de travail à domicile à des fins de productivité, mais ils assurent aussi leur réussite professionnelle en maintenant avec eux un contact virtuel. Ils savent qu’il est primordial d’établir un lien, même virtuel, avec le personnel.
Vous vous demandez comment vous pouvez réussir ce tour de force avec collègues de travail, employés et ressources humaines? Voici quatre conseils pratiques à l’intention de celles et de ceux qui doivent recourir à la vidéoconférence pour maintenir le contact :
1. Établissez le contact visuel
Le contact visuel joue un rôle significatif au moment d’interagir avec les autres. Selon un article publié par Mchigan State University News, l’importance de ce contact se résume comme suit :
- Le contact visuel rend possible la communication (et même l’interrompre)
- Un contact visuel accru est associé à une plus grande crédibilité chez l’être humain
- Les gens perçoivent l’absence de contact visuel comme étant un signe de désintérêt
- L’absence de contact visuel (et même le fait de dévisager une personne) est une manifestation d’hostilité
Comme le contact visuel revêt une telle importance, vous devez disposer correctement vos moniteurs afin d’établir un lien avec les participants. Fixez votre webcaméra à l’endroit où votre regard se posera. Évitez de la disposer à la gauche ou à la droite de votre moniteur.
2. Personnalisez l’expérience
Pour établir des liens personnels, il est essentiel d’interagir de manière ouverte et humaine avec celles et ceux qui apparaissent à l’écran. Abordez des sujets anodins, comme les conditions météorologiques du moment, des anecdotes ou les activités pratiquées durant la fin de semaine. Questionnez les autres participants pour favoriser la participation et la cohésion.
Établir un contact plus humain s’accompagne d’avantages importants. Il peut s’agir de :
- Pouvoir venir en aide aux autres (ou bénéficier de leur aide, s’il y a lieu)
- Jeter des ponts entre vous, les membres de votre équipe, vos collègues et le personnel
- Échanger des idées ouvertement et librement
- Discuter plus ouvertement de sujets spécialisés
- Tirer parti des occasions qui découlent de réflexions profondes
En établissant un lien personnel avec vos collègues, vous pouvez pendre leurs pouls d’une manière plus authentique. C’est là un avantage véritablement précieux, notamment lorsque la vidéoconférence devient l’un des seuls moyens de communication dont vous disposez.
3. Soyez en mesure de bouger s’il le faut
Il importe d’avoir de l’espace lors d’un appel vidéo. En effet, vous voudrez probablement vous lever ou amplifier certains mouvements (potentiellement dérangeants). Il n’est pas naturel de demeurer assis, le dos droit, sans bouger, durant une période prolongée.
Maintenir une bonne posture durant un appel vidéo peut provoquer l’inconfort, mais aussi rendre les autres inconfortables. Prévoyez un espace suffisant entre vous et la lentille de la caméra pour utiliser vos mains ou votre corps afin de communiquer plus naturellement.
Les participants auront ainsi l’impression d’être dans la même pièce que vous. Ce faisant, vous pouvez établir un lien plus personnel avec celles et ceux qui prennent part à la vidéoconférence.
4. Prenez le temps d’absorber ce qui a été dit et de confirmer les propos de chaque participant
Une personne qui prend la parole veut savoir que les autres écoutent ce qu’elle dit. Elle cherche à s’assurer que ses iées sont reçues et comprises. Analysez ce que vos pairs proposent et validez l’information communiquée pour faciliter la communication. Cela alimente aussi la discussion quant à la suite des choses.
Utilisez, par exemple, une formulation comme « Luc disait tantôt que […] » ou encore « Les propos de Mélissa étaient très inspirants parce que […] ». En procédant de la sorte, vous améliorez la qualité de la communication et des interactions ainsi que la chaleur humaine des échanges. Vous cristallisez aussi l’attention des participants.
Établir un rapport avec l’auditoire est essentiel lors d’une vidéoconférence
En ajoutant une dimension humaine à un appel vidéo (ou à n’importe quel autre moment), vous maintenez un rapport direct et étroit avec vos collègues. C’est aussi une grande source de motivation.
Établir une véritable cimie avec les participants procure des avantages bien réels :
- Chaque personne a l’occasion de participer à la discussion
- La collaboration et la communication s’en trouvent améliorées (notamment la communication non verbale)
- La gestion d’effectifs hybrides et délocalisés est simplifiée
- La productivité augmente tandis que la redondance diminue
- La fiabilité s’accentue (tant à l’égard des ressources humaines que des processus)
- La culture organisationnelle est renforcée
En appliquant ces conseils pratiques, les personnes participant à vos vidéoconférences sauront qu’elles interagissent avec un être humain et non avec un simple visage reproduit sur un écran. Ensemble, ces mesures créent une véritable synergie, la plus importante d’entre elles étant sans contredit le contact visuel.
Tisser des liens avec les autres participants à une réunion virtuelle est chose simple avec le bon équipement.