Tietosuojakäytäntö

Päivitetty 11. huhtikuuta 2019

Kensington Computer Products Groupin EMEA-käytäntö keskittyy erityisesti suojaamaan yksityisyyttäsi. Käytäntö selventää, miten saatamme kerätä, hallinnoida ja käyttää henkilökohtaisia tietojasi. Se kertoo myös, mitä oikeuksia sinulla on tietojen käytön suhteen. Jos sinulla on tähän käytäntöön tai henkilökohtaisiin tietoihisi liittyviä kysymyksiä, ota meihin yhteyttä sähköpostitse: DataPrivacy@acco.com.

Käytännön yhteenveto

• Kensington Computer Products Groupin EMEA-käytäntö käyttää henkilökohtaisia tietojasi ainoastaan liiketoiminnan suorittamiseen ja erityisesti verkkopalvelujen tarjoamiseen sekä maksujen käsittelyyn Kensingtonin verkkokauppaan liittyen.
• Yrityksemme käyttää henkilötietojen prosessoimiseen prosessoreja, kuten pilvipalvelujen tarjoajia ja alustoja, markkinointikampanjoidemme toteuttamiseen. Käytämme myös maksupalvelujen tarjoajia luottokorttitietojen prosessointiin sekä tietojen tehokkaampaan suojaamiseen. Emme prosessoi tai tallenna tietoja itse. Henkilötietojesi siirtoon käytetään 128 bittistä SSL-salausta.
• Annettuasi meille henkilötietosi emme yleensä välitä niitä kolmansille osapuolille. Tietoja siirretään Kensingtonin EMEA-käytännön ulkopuolisille yrityksille ainoastaan silloin, kun se on välttämätöntä palvelujen suorittamiseksi, pyyntöjesi tai kysymystesi prosessoimiseksi tai tilauksesi käsittelemiseksi. Lisäksi siirrämme henkilötietojasi asianmukaisille viranomaisille, jos lailliset velvoitteet edellyttävät sitä. Muissa tapauksissa pyydämme lupaasi ennen tietojen siirtämistä kolmansille osapuolille.
• Sinulla on myös tietojesi käyttöön liittyviä oikeuksia. Jos esimerkiksi tarvitsemme sinulta luvan markkinointitarkoituksiin, sinulla on oikeus hylätä lupa koska tahansa. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian, jotta markkinointi ei enää jatkuisi.  

Mitä tämä yksityisyydensuoja sisältää?

Käytännössä kerrotaan, miten Kensingtonin EMEA-yksityisyydensuoja kerää, käyttää ja siirtää tietoa, kun käyttäjät käyttävät verkkosivuamme tai verkkopalvelujamme ja ostavat tuotteitamme sekä ovat yhteydessä asiakaspalveluumme tai yritykseemme jollain toisella tavalla.

Lisäksi käytännössä kerrotaan, mitä yksityisyydensuojaoikeuksia, kuten oikeus kieltäytyä erilaisista prosesseista, käyttäjillä on. Käyttäjän oikeuksia ja niiden käyttöä koskevia lisätietoja löytyy osiosta ”Mitkä ovat oikeuteni?”

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme ja prosessoimme henkilötietojasi, kun vierailet verkkosivuillamme ja käytät verkkosivujamme tai verkkopalvelujamme sekä kun ostat tuotteitamme ja olet yhteydessä asiakaspalveluumme tai yritykseemme muulla tavoin. Tämä sisältä seuraavia tiedot:

• Nimi, käyttäjänimi ja salasana
• Henkilökohtainen tai yrityksen osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Sukupuoli ja syntymäpäivä
• Maksu- ja toimitustiedot, sisältäen laskutus- ja toimitusosoitteen
• Tilaushistoria
• Markkinointimieltymyksesi, sisältäen kaikki meille antamasi luvat
• Tietoa selaimesta tai laitteesta, jolla käytät verkkosivujamme

Miten käytämme tietojasi ja mitä laillisia perusteita käytölle on?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Solmiaksemme sopimuksen tai suorittaaksemme sopimukseen liittyviä asioita: Tämä on olennaista, jos ostat jotain meiltä tai jos osallistut johonkin kampanjoistamme tai kilpailuistamme. Tämä sisältä seuraavia tiedot:
• Henkilöllisyytesi vahvistaminen;
• Maksujen hyväksyminen;
• Viestintä;
• Asiakaspalvelun tarjoaminen; ja
• Tuotteiden, hintojen tai palvelujen toimituksen tai hankinnan järjestäminen.
• Voidaksemme toteuttaa liiketoimintaamme ja noudattaaksemme laillisia intressejämme.
• Käytämme tietojasi, jotta voimme toimittaa tilaamiasi tuotteita ja palveluja sekä vastata meille lähettämiisi kysymyksiin tai kritiikkiin.
• Käytämme tietojasi tuotteidemme, sisältömme, palvelujemme ja verkkosivujemme valvontaan, verkossa ja sen ulkopuolella, suojataksemme ja parantaaksemme niitä.
• Käytämme antamiasi tietoja tehdäksemme verkkosivuillamme vierailusta yksilöllisen ja tarjotaksemme yksilöllisiä tuotteita ja palveluja.
• Jos annat meille luotto- tai debit -korttisi tiedot maksuvälineeksi, käytämme myös kolmansia osapuolia vahvistamaan reititysnumeron, tilinumeron ja kortin numeron oikeellisuuden ja voimassaolon. Näin pystymme välttämään väärinkäyttöä (katso tietojen siirron yksityiskohdat alta).
• Käytämme meille antamiasi tietoja tarkastellaksemme sinun tai muiden antamaa verkkosivuumme, tuotteisiimme tai palveluihimme kohdistuvaa kritiikkiä.
• Käytämme tietoja oikeusvaateisiin sekä vaatimustenmukaisuus-, sääntely- ja tutkiviin tarkoituksiin (sisältäen tällaisten tietojen ilmi tuomisen, jotka liittyvät tuomioistuinten menettelyihin tai oikeudenkäyntiasioihin).
• Oikeutettuihin etuihimme perustuen käytämme ajoittain kolmannen osapuolen markkinointitahoja yhteydenottoihin, jotka liittyvät tuotteisiimme. Kolmannen osapuolen yksityisyydensuoja löytyy täältä.
• Käytämme tietojasi markkinoidaksemme sinulle meiltä aiemmin hankkimiesi tuotteiden kanssa samankaltaisia tuotteita.
• Käytämme joidenkin henkilöiden tietoja kutsuaksemme heitä osallistumaan markkinointitutkimuksiimme.
• Antaessasi luvan käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
• Lähetämme sinulle tuotteisiimme ja palveluihimme tai muihin tytäryhtiöidemme ja huolellisesti valikoitujen liikekumppaniemme tuotteisiin ja palveluihin liittyviä suoramarkkinointimateriaaleja.
• Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita evästeilmoituksessamme ilmoitetulla tavalla.
• Jos käytämme tietoja muihin tarkoituksiin, jotka edellyttävät lupaasi, kysymme tällöin lupaasi.
• Lainsäädännön määräämiin tarkoituksiin:
• Jos viranomiaset tai rikosoikeudelliset syyttäjäviranomaiset pyytävät tietoja tutkintojaan varten.

Mitä tietoja sinun pitää antaa?

Etunimesi, sukunimesi, osoitteesi ja nykyisen sähköpostiosoitteesi ilmoittaminen on pakollista tehdessäsi tilauksen meiltä tai osallistuessasi kampanjoihin tai kilpailuihin. Jollet anna näitä tietoja, emme pysty viemään tilauksiasi loppuun etkä pysty osallistumaan kilpailuihimme ja kampanjoihimme.

Kaikkien muiden tietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista. Jollet anna puhelinnumeroasi, valitusasioissa tai palvelupyynnöissä voi ilmetä viivästyksiä (jos emme esim. tavoita sinua puhelimitse).

Miten voit hylätä luvan tai kieltää suoramarkkinointimateriaalien vastaanoton?

Sinulla on oikeus hylätä lupa koska tahansa kaikissa niissä tapauksissa, joissa olet antanut meille luvan prosessoida tietojasi. Tällöin poistamme kyseisten tietojen prosessointiluvan.

Joissakin tapauksissa saatamme lähettää sinulle suoria mainoksia ilman lupaasi. Tällöin sinulla on oikeus estää suoramarkkinointi koska tahansa. Voit tehdä tämän viestissä olevien ohjeiden mukaisesti, jos olet saanut sähköisen viestin. Voit myös ottaa yhteyttä meihin alla olevilla yhteystiedoilla.

Kenen kanssa, missä ja miten jaamme näitä tietoja?

Saatamme siirtää henkilötietojasi muille ACCO Brands -ryhmän yrityksille tilausten käsittelyä, kilpailuja tai muita markkinointitoimia varten. Joissakin tapauksissa saatamme siirtää henkilötietojasi tietyille toimijoille käsitelläksemme tilauksia tai kilpailuihin ja markkinointitoimiin osallistumisia.

Jos olemme velvoitettuja hallituksen tai sääntelyviranomaisten taholta, saatamme siirtää henkilötietojasi siinä määrin, mitä laki velvoittaa tai kun se on tarpeellista omien lain mukaisten oikeusetujemme suojaamiseksi.

Siirrämme henkilötietojasi myös prosessoreille, jotka käsittelevät näitä tietoja Kensingtonin EMEA-käytännön mukaisesti yllä mainittuihin tarkoituksiin. Tällaisia prosessoreja ovat verkkosivujen isännöintiä, ylläpitoa, puhelinpalvelukeskusten operaattoreita, mainostoimistoja sekä lähetys- että logistiikkapalveluja tarjoavat tahot.

Jos liiketoimintamme tai osa liiketoiminnastamme on myyty tai integroitu toiseen yritykseen, saatamme julkaista tietojasi konsulenteillemme tai mahdollisen ostajan konsulteille, ja siirrämme tällaiset tiedot yrityksen uusille omistajille.

Siirrämme tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan silloin, kun tietosuoja on asianmukaisella tasolla. Tällöin kyseisellä maalla pitää olla EU-komission päätös tietosuojan riittävyydestä tai tietojen pitää olla suojattu mallisopimuslausekkeilla tai vastaanottajan pitää olla Privacy Shield -sertifioitu. Voit saada näitä mekanismeja käsittelevän asiakirjan tarkasteltavaksesi pyytämällä sitä osoitteesta DataPrivacy@acco.com.

Google Analyticsin seuranta

Käytämme Google Analytics -palvelua analysoimaan verkkosivujemme käyttöäsi. Tässä tapauksessa siirrämme verkkosivujemme käyttöön liittyvä dataa Google Inc. -prosessorillemme. Google puolestaan tuottaa meille tilastollisia raportteja verkkosivujemme käytöstä.  

Jollet halua Google Analytics -seurantaa kohdallesi, voit asentaa selaimen lisäosan, joka estää Google Analytics -seurannan.

Sosiaalinen media

Olemme soveltaneet sosiaalisen verkoston/median ominaisuuksia eri paikkoihin verkkosivuillamme. Tällaisia ovat:

• Linkit Kensingtonin verkkosivuille sosiaalisissa verkostoissa
• ”Tykkää”- ja ”Jaa” -painikkeet
• Upotettu sisältö, kuten videot

Yllä mainittujen ominaisuuksien palveluntarjoajat saattavat käyttää tällaista upotettua sisältöä tunnistaakseen sinut, vierailun lähteen sekä tapasi käyttää verkkosivujamme.

Käyttäessäsi suositeltuja toimintoja tämä ilmoittaa kyseisen verkkosivun URL-osoitteen valitsemallesi sosiaaliselle verkostolle. Sitten eri verkostot täydentävät välittömästi linkkiä otteella verkkosivustomme tarjoamasta sisällöstä. Useimmissa sosiaalisissa verkostoissa käyttäjältä pyydetään vahvistusta ennen kuin tämä tallennetaan tai välitetään eteenpäin.

Olemme integroineet seuraavien palveluntarjoajien sosiaalisen median työkalut verkkosivuillemme:  

• Google
• Facebook
• Twitter
• YouTube
• LinkedIn
• Instagram
• WordPress

Huomaa, että emme tiedä emmekä pysty vaikuttamaan siihen, miten sosiaaliset verkostot käsittelevät niissä jakamaasi tietoa ja onko tämä tieto saatavilla muille verkkosivustoille. Suosittelemme, että luet heidän yksityisyydensuojan aina tarkasti.

Mitkä ovat oikeuteni?

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Voit pyytää, että toimitamme sinulle tiedot siitä, miten käsittelemme tietojasi.
• Voit pyytää kopion henkilökohtaisista tiedoistasi.
• Voit korjata, poistaa tai rajoittaa henkilökohtaisten tietojesi prosessointia.
• Jos prosessoimme tietojasi antamaasi lupaan perustuen tai täyttääksemme sopimuksen, voit pyytää meitä toimittamaan sinulle antamasi tiedot jäsennetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.

Lisäksi voit kieltäytyä henkilötietojesi prosessoinnista tietyissä tilanteissa: esimerkiksi silloin kun meidän ei tarvitse prosessoida tietojasi täyttääksemme sopimuksellisen tai oikeudellisen velvoitteen tai jos käytämme tietojasi suoramarkkinointiin.  

Näitä oikeuksia voidaan kuitenkin rajoittaa, esimerkiksi jos pyyntösi täyttämisen aikana tietoja julkaistaan jostain toisesta henkilöstä tai jos pyydät meitä poistamaan tietoja, joita olemme velvoitetut säilyttämään laillisista syistä.  

Jotta voit toteuttaa näitä oikeuksia tai jos haluat lopettaa suoramarkkinoinnin vastaanottamisen, voit napsauttaa alatunnisteen kohtaa “Oikeus saada pääsy tietoihin” tai mennä osoitteeseen https://mydata.accobrands.com/. Jos jokin asia jää ratkaisematta, sinulla on oikeus tehdä valitus EU:n tietosuojaviranomaiselle asuinpaikkakunnallasi, työpaikallasi tai siellä, missä rike on mielestäsi tapahtunut.  

Miten otan yhteyttä teihin?

WToivomme, että pystymme vastaamaan tietojesi prosessointia koskeviin kysymyksiisi. Jos sinulla on tietojesi käsittelemistä koskevia kysymyksiä, ota yhteyttä meihin sähköpostitse: DataPrivacy@acco.com tai postitse:   

ACCO Brands UK, 
Oxford House, Oxford Road,

Aylesbury,

Buckinghamshire,

HP21 8SZ

Puhelinnumero: 0845 603 1730

Mikä Kensingtonin EMEA -osasto vastaa tiedoistani?

Tietojesi prosessoimisesta vastaa yleensä osastot, jotka ovat vastuussa kyseisestä prosessoinnista. Kyseessä voi olla myynti- markkinointi- tai IT -osasto.  

Yksittäisissä tapauksissa muilla osastoilla voi olla pääsy henkilötietoihisi, mikä pätee esimerkiksi oikeudelliseen osastoon oikeudellisissa riita-asioissa.

Miten pitkään säilytätte tietojani?

Säilytämme ja suojaamme tietoja niin kauan, kun on tarpeellista ottaen huomioon tarkoituksen, johon tietoja kerättiin tai prosessoitiin lainmukaisesti, sovellettavissa olevien lakien ja rajoitettujen jaksojen edellyttämällä tavalla.

Käsitellessämme henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin tai luvallasi prosessoimme tietoja niin kauan, kunnes pyydät meitä lopettamaan ja lyhyen aikaa tämän jälkeen (jotta pyyntösi ehtii astua voimaan). Pidämme myös mielessä pyyntösi olla lähettämättä suoramarkkinointimateriaalia tai prosessoimatta tietojasi määräämättömäksi ajaksi, jotta pyyntöäsi noudatetaan myös tulevaisuudessa.

Jos tietojesi prosessoinnin syynä on verkkosivustomme turvallisuus, säilytämme tietojasi niin kauan, kun käytät verkkosivujamme aktiivisesti.

Kun tietojesi käsittelyn syynä on sopimuksen sopiminen tai kilpailuun osallistuminen, säilytämme tietojasi 6 vuoden ajan viimeisimmästä tapahtumasta kanssamme.